Vraag hier jouw evenement aan
Organiseer je een evenement in Koekelare? Dan dien je dit te melden via dit formulier: evenement aanvragen
Via deze online-tool zal je alle vragen moeten beantwoorden die bij je evenement belangrijk zijn. Je zal ook onmiddellijk een parkeerverbod, toelating sterke drank, afwijking op de geluidsnorm,… kunnen aanvragen. Als je een kleinschalige activiteit organiseert zal de vragenlijst uiteraard veel minder uitgebreid zijn dan bij een groter evenement.
Na het invullen van de aanvraag komt alle info onmiddellijk terecht bij de gemeentelijke diensten, bij de politie en de brandweer. De nodige toelatingen en vergunningen worden dan ook vanuit dit systeem verstuurd.
Wanneer dien ik mijn evenement te melden via dit meldingsformulier?
- elk evenement waarbij je (een gedeelte) van het openbaar domein inneemt
- elk evenement dat vrij toegankelijk is voor het publiek
- elk privé-evenement vanaf 100 personen
- elk evenement waarbij een stuk van een straat moet worden afgesloten
- elk evenement waarbij er een verplaatsing over de openbare weg is (stoet of optocht)
Hierbij spreken we zowel over een fuif, een rommelmarkt, een eetfestijn, een speelstraat, een sport-manifestatie,… Enkel zo krijgen de hulpdiensten een totaalbeeld van wat er zich in de gemeente afspeelt.
Hoe vul je het formulier in?
In het centraal meldingsformulier worden heel wat vragen gesteld over jouw evenement. Deze gegevens helpen de gemeente, de politie en de brandweer bij de coördinatie (zeker in geval van een noodsituatie). De vragen hebben vaak te maken met de regelgeving (over geluidsnormen, brandveiligheid, het schenken van alcoholische dranken...)
Een handleiding bij het invullen van het formulier vind je onderaan deze pagina.
Procedure
Je vult het centraal meldingsformulier minstens 2 maanden voor het evenement in. Indien nodig contacteren we je nog voor bijkomende informatie. Indien je een groot publiek evenement voor de eerste keer organiseert, dan moet je het meldingsformulier minsten 4 maanden op voorhand invullen.
Na het vervolledigen van het formulier krijg je een logincode doorgestuurd zodat je jouw dossier kan inkijken en indien nodig verder kan aanvullen.